O projeto de memória corporativa é estratégico e deve considerar as técnicas desenvolvidas e aprimoradas para este fim nos últimos anos na área da ciência da informação (aqui no caso inclui digitalização, indexação e tratamento da informação). O processo de preservação da memória não se restringe a coletar fotos antigas e papéis envelhecidos, até sem valor administrativo. O resultado da elaboração da memória empresarial deve ser um conteúdo que terá o tratamento adequado a um de seus maiores patrimônios – a história – e que poderá ser usado para o futuro da organização.
Muito consideram o processo de desenvolvimento de um projeto de memória corporativa como um esforço de comunicação corporativa. De fato é um projeto com retorno a longo prazo e investimento inicial elevado, mas o processo de sistematização da memória empresarial é um dos melhores instrumentos à disposição da comunicação institucional. É neste momento que as pessoas redescobrem valores e experiências quanto à marca, reforçam vínculos presentes, criam empatia com a trajetória da organização e podem refletir sobre as expectativas dos planos futuros, atendendo assim a um dos requisitos básicos da ciência da história e da vida em sociedade.
Um projeto de memória empresarial pode proporcionar um excelente momento para construir a identidade coletiva. Nessa hora é que se vê o poder de comunicação de uma marca e a presença dela nas comunidades e nas cabeças das pessoas. Em datas comemorativas de peso (50 anos de atuação, 75 anos de fundação, etc) é quando se aproveita para a formação de um sentimento coletivo de posse e de orgulho da empresa nas comunidades. Porém cabe destacar que projetos de memória não são apenas esforço de marketing e de comunicação, mas que ele realmente tem seu papel de resgate, organização e interpretação da história da instituição e de seu papel para o desenvolvimento do país, podemos assim defini-lo como um projeto multidisciplinar de gestão do conhecimento.
Os arquivistas têm um papel muito interessante. Antes de render produtos e ter resultados como exposições e publicações, há um importante trabalho estruturante de organização dessas informações orgânicas. Muitas delas informações únicas, resultado das próprias atividades desenvolvidas pelas corporações. Este trabalho passa por estruturar a Classificação do Acervo, o próprio processo de Avaliação e Descarte, a Temporalidade, o Arranjo Documental e, ainda, relativo às novas tecnologias como indexação, digitalização e disponibilização das informações, presentes num ECM, por exemplo (ECM=Entreprise Content Management).
É uma visão de pedágio mesmo. Antes de qualquer esforço em organizar alguma exposição que torne pública partes das histórias das instituições, estas devem passar pelo processo de tratamento técnico, nestes passos listados acima e que são naturais às atividades dos arquivistas e profissionais da informação.
Lembrando que isso é um elemento de responsabilidade de um estruturado Centro de Documentação e Memória, que por si só é o mais completo produto da memória empresarial e dá suporte a todos os demais produtos e serviços daí decorrentes. Deve ser, por isso, no organograma de uma empresa, ser considerado como um prestador de serviços que dá suporte às demais áreas da empresa.
Lição de casa feita, tudo estruturado, organizado e sob guarda permanente, agora é possível estruturar produtos destes serviços de informação que temos os mais comuns:
Livro – O livro histórico-institucional deve ser uma publicação de boa qualidade gráfica, ricamente ilustrada, contemplando os mais importantes marcos de inflexão da história da organização, e suas inter-relações com o contexto histórico mais amplo, com veracidade e conteúdo.
Internet – No ambiente digital, todas as informações relevantes que descrevem a trajetória da empresa ficam organizadas, permanentemente atualizadas e acessíveis a todos os públicos: colaboradores, stake holders, clientes, governo, entidades associativas e sociedade em geral.
Memória oral – A memória oral tem como focos a coleta e o tratamento de depoimentos que visa a preservação do conhecimento que está na cabeça e na experiência das pessoas.
Relatórios internos – Informações estruturadas podem ter o objetivo de orientar os gestores sobre aspectos particulares da evolução da empresa. Como existem relatórios de circulação restrita, podem trazer informações inclusive confidenciais.
Museu empresarial e exposições – São montados em datas especiais (como aniversários com datas “redondas”), são outros produtos que promovem interface com os públicos interno e externo, especialmente com os formadores de opinião. A ação deve ser concebida a partir de um eixo temático.
Isso estabelecido, é importante destacar que os centro de memória (vinculados aos centros de documentação) são as áreas responsáveis pela aplicação de uma política sistemática de resgate, avaliação, tratamento técnico e divulgação de acervos e, principalmente, pelos serviços de disseminação do conhecimento acumulado pela instituição (é gestão do conhecimento na prática). Ela precisa contar com um espaço físico e infra-estrutra física e humana para garantir não somente sua permanente atualização, mas, principalmente, o apoio que o Centro de Memória passa a dar a todas as áreas da empresa.
Quando a Memória Empresarial passa a fazer parte do organograma da empresa, esta empresa passa a ter um diferencial em relação aos concorrentes, já que se torna mais visível e sólida. Além disso, ela torna disponível, com agilidade, informações pontuais e retrospectivas necessárias à gestão dos negócios.
