Sesc Memórias
O Sesc Memórias, uma instituição dedicada à preservação e gestão de seu acervo, enfrentava desafios relacionados à classificação e organização de seus documentos e conteúdos digitais. A falta de uma taxonomia integrada e de um perfil de metadados padronizado dificultava a entrada de novos dados, prejudicava a interoperabilidade das informações e tornava o trabalho de indexação mais complexo. Para enfrentar esses desafios, o Sesc Memórias buscou serviços de consultoria para adaptar seus instrumentos de classificação de acervo e melhorar sua gestão de informações digitais.
Metodologias Empregadas
A consultoria para adaptação dos Instrumentos de Classificação de Acervo do Sesc Memórias foi realizada em setembro de 2022. A metodologia empregada envolveu as seguintes etapas:
– Análise do Contexto: A equipe de consultoria iniciou o projeto com uma análise aprofundada do contexto da instituição, compreendendo os desafios enfrentados, as necessidades específicas e os sistemas de informação existentes.
– Definição de Taxonomia Integrada: Foi desenvolvida uma taxonomia integrada que permitiria a estruturação eficiente das informações, abrangendo a catalogação de todo o acervo e a distribuição de documentos e conteúdo.
– Revisão dos Processos de Indexação: A consultoria revisou os processos de indexação, identificando as boas práticas e a gestão de listas utilizadas, como Espécies, Autor, Área, Projeto, Tipo de Atividade e Formato. O controle dessas listas foi destacado como uma atividade importante na governança dos dados.
– Classificação Temática com Tesauro: A classificação temática foi aprimorada com a utilização do Tesauro Sesc, que abrange diferentes níveis de conceitos relacionados ao Domínio de Conhecimento Sesc. Foi sugerido o envio de Termos Candidatos para contribuir com o aprimoramento do tesauro.
– Definição de Perfil de Metadados: A consultoria analisou perfis de metadados existentes, como NOBRADE e Dublin Core, para definir o novo perfil de metadados do Sesc Memórias. Esse perfil visou a padronização e personalização dos metadados, considerando elementos do Dublin Core e extensões quando necessário.
– Aplicação dos Metadados: Foram estabelecidas diretrizes para a aplicação dos metadados no acervo, melhorando a gestão da informação e a interoperabilidade dos dados.
– Criação de Entorno Digital: Um entorno digital foi concebido para gerenciar a custódia de documentos digitais permanentes, incluindo a preparação de documentos legados para o ambiente digital.
– Escolha de Sistemas e Integrações: A consultoria analisou sistemas, considerando a possibilidade de adotar soluções de código aberto e a integração desses sistemas para suportar a gestão informacional. O Microsoft Sharepoint foi escolhido como ferramenta principal para atender aos requisitos de gestão informacional.
– Definição de Governança: Foi estabelecida uma governança para a gestão da taxonomia, com responsabilidades claras e diretrizes para adição e atualização de termos no vocabulário controlado.
Entregas
As principais entregas da consultoria incluíram:
- Uma taxonomia integrada para estruturar a informação.
- Um perfil de metadados padronizado e personalizado para o Sesc Memórias.
- Diretrizes para a aplicação de metadados.
- Um entorno digital para a custódia de documentos digitais permanentes.
- A escolha do Microsoft Sharepoint como sistema de gestão informacional.
- Um modelo de governança para a gestão da taxonomia.
Resultados
Como resultado da consultoria, o Sesc Memórias obteve os seguintes benefícios:
- Melhor organização e classificação de seu acervo, facilitando a recuperação de informações.
- Melhoria na interoperabilidade de dados, permitindo a distribuição de informações de forma mais eficaz.
- Simplificação do trabalho de indexação e catalogação de documentos.
- Preparação eficiente de documentos legados para o ambiente digital.
- Escolha de uma ferramenta adequada para a gestão informacional.
- Estabelecimento de uma governança sólida para a gestão da taxonomia.
Essas melhorias contribuíram significativamente para a preservação digital e a gestão eficaz dos recursos de informação do Sesc Memórias, permitindo que a instituição continue cumprindo sua missão de conservar e disseminar sua memória de forma mais eficiente no mundo digital.
