Arquiplan
Gestão Documental na Arquiplan – Estruturação do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade
Contexto: A Arquiplan, uma respeitada empresa de engenharia e construção em São Paulo, conhecida por sua qualidade e inovação em obras, procurou a Feed Consultoria em busca de um projeto que revolucionasse a gestão de seus arquivos e documentos.
Desafio: O desafio era criar um sistema eficiente que permitisse à Arquiplan gerenciar seus documentos de forma organizada e em conformidade com as regulamentações aplicáveis. Isso envolvia a estruturação de dois elementos-chave: um Plano de Classificação Documental e uma Tabela de Temporalidade Documental.
Solução:
- Plano de Classificação Documental: Trabalhamos na criação de um Plano de Classificação Documental que permitisse à Arquiplan classificar documentos de maneira sistemática e consistente. Esse plano estabeleceu diretrizes claras para a categorização de documentos, facilitando a identificação e o acesso aos mesmos. Ele foi projetado para ser flexível, permitindo a adaptação à medida que novos tipos de documentos surgiam.
- Tabela de Temporalidade Documental: Juntamente com o Plano de Classificação, desenvolvemos uma Tabela de Temporalidade Documental. Essa tabela detalhou os prazos de retenção para cada tipo de documento, garantindo que os registros fossem mantidos pelo tempo necessário e eliminados de forma segura quando não fossem mais necessários. Isso ajudou a empresa a cumprir as obrigações legais e regulatórias relacionadas à retenção de documentos.
- Sensibilização e Envolvimento da Equipe: Conduzimos sessões de sensibilização para a equipe da empresa, tanto na área administrativa quanto entre os membros das equipes de construção. Isso ajudou a criar uma cultura de conscientização sobre a gestão documental e a importância de manter registros organizados e atualizados.
- Comissão de Avaliação Documental: Estabelecemos uma Comissão de Avaliação Documental na Arquiplan, composta por membros da equipe, para supervisionar as eliminações documentais e avaliar continuamente a eficácia das práticas de gestão documental.
Resultados: A parceria com a Feed Consultoria resultou em melhorias significativas na gestão de documentos da Arquiplan:
- Organização Eficiente: A criação do Plano de Classificação Documental permitiu à empresa categorizar e organizar documentos de forma eficiente, facilitando o acesso rápido e preciso às informações necessárias.
- Conformidade Regulatória: A Tabela de Temporalidade Documental garantiu que a empresa cumprisse as obrigações legais de retenção de documentos, reduzindo riscos e garantindo a conformidade com as regulamentações aplicáveis.
- Cultura de Conscientização: As sessões de sensibilização e a criação da Comissão de Avaliação Documental ajudaram a criar uma cultura de conscientização sobre a gestão documental em toda a organização.
- Eficiência Operacional: Com registros mais organizados e a capacidade de eliminar documentos obsoletos de forma segura, a Arquiplan melhorou sua eficiência operacional e reduziu custos associados à gestão de documentos.
Este caso ilustra como a implementação de um sistema de gestão documental eficaz pode trazer benefícios significativos para uma empresa, promovendo a organização, conformidade e eficiência em suas operações.
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