A memória corporativa, no momento que age sobre o legado informacional da empresa, reunindo as informações críticas e estratégicas abaixo deste “guarda chuva”, garante a eficiência do acesso à informação, necessária para que o usuário atinja seus objetivos.
Ao arquivista, profissional da informação responsável pelas informações orgânicas, cabe a garantia de que vai ocorrer de forma eficiente e eficaz o acesso à informação agora como legado digital.
As formas de garantir este acesso se dão nas interfaces dos ambientes digitais, que hoje no contexto pós-custodial da informação, é como o usuário pesquisa e utiliza estas informações.
As informações em suas devidas bases precisam ser tratadas através de indexação, tanto estrutural como temática. Estrutural é através dos metadados, estruturados, adequados à sua finalidade e alinhados com alguma boa prática internacional, além da identificação da temporalidade e da estruturação (arranjo) através da classificação. Já o tratamento temático é através dos tesauros ou de lista de indexação.
Assim, o tratamento da informação é de fato sua classificação, sua aplicação estrutural. Assim estaremos criando estruturas lógicas, adequadas ao exercício das funções das instituições e, também, ajudando o trabalho das plataformas de busca que utilizam inteligência artificial e que possuem funcionalidade como identificação de entidades, aplicação de aspectos lingüísticos e estruturais às informações.
É também sua categorização temática, que para o usuário pode significar assertividade na busca da informação, com sua aplicação em páginas dinâmicas geradas instantaneamente conforme o termo buscado pelo usuário, além da navegação facetada construída sobre a variação de temas. O resultado final é uma interface mais intuitiva, organizada por temas e não por uma definição somente estrutural da informação.
A Memória Corporativa atua como ferramenta para a guarda e compartilhamento dos conhecimentos explícitos (documentos) ou implícitos. Ela atua na estruturação da informação para que as informações vinculadas aos objetivos estratégicos, sejam identificadas, organizadas e descritos. É aplicável nos SAI – Sistemas de Arquivamento de Informações, vinculados à ambientes digitais.
Os Arquivos, centros de memória, não são relativos apenas à história, mas sim uma ponte dos conhecimentos individuais para o organizacional e do conhecimento organizacional para o individual, propiciando o espiral do conhecimento e os movimentos de socialização e externalização, além de interiorização e combinação que já sabemos compõem a Gestão do Conhecimento. E vale lembrar, estes centros de memória tratam a informação orgânica, resultado da interação entre pessoas e instituições.
